Checklist 11: Tips voor VOORT® facilitators

Tips voor de voorbereiding:

• Reis de avond van tevoren naar de brainstormlocatie om alles klaar te zetten.
• Check of alle hulpmiddelen er zijn (flip-overs, beamer).
• Spreek het programma vooraf door met de catering ter plekke.
• Vraag de ideationteamleider ook de avond van tevoren te arriveren.
• Maak genoeg concept- en beoordelingsboards.
• Neem genoeg geeltjes, stickers, stiften en plakband mee.
• Neem een muziekinstallatie mee (Apple iPod & Bose Sounddock).

Tips voor het faciliteren:

• Rol van gastheer:
• Heet iedereen van harte welkom bij de deur met een kopje koffie.
• Zorg voor een relaxte sfeer aan het begin.
• Zorg voor een continue stroom verse koffie, thee, ijswater et cetera.
• Zet als het maar even kan muziek op.
• Rol van facilitator:
• Presenteer het programma als een spoorboekje waar je vanaf kunt wijken.
• Bespreek direct de spelregels met de groep.
• Grijp direct in (met zachte hand) als iemand de spelregels overtreedt.
• Grijp in met een time-out als je het gevoel hebt dat iemand een serieuze inbreuk doet op de spelregels en de veiligheid binnen de groep in het geding raakt. Ga even apart van de groep het gesprek aan.
• Maak een parkeerbord om onderwerpen op te parkeren tot het einde van de new product brainstorm.
• Stuur de sfeer en het energieniveau met muziek.
• Rol van VOORT gids:
• Geef inhoudelijk commentaar of richting aan discussies als het proces daarom vraagt. Breng over aan de groep dat je dit doet ‘met een andere pet op’.

Iedereen is onzeker over de uitkomst van het proces. Deze spanning is deels nodig om deelnemers op hun topniveau te laten functioneren. Als de spanning omslaat in twijfel, intervenieer dan. En wijs erop dat tot nu toe iedereen altijd nog tevreden naar huis ging na afloop van een new product brainstorm volgens deze aanpak.